Tijdverlies door eindeloos heen en weer mailen over een geschikte afspraak? Dat is verleden tijd als je automatisch afspraken laat plannen via je website. Met de juiste tools en integraties bied je bezoekers de mogelijkheid om zelf een tijdslot te kiezen, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook zorgt voor een professionelere indruk. In dit artikel deelt Plusweb hoe je dit aanpakt – van keuze van tools tot integratie en automatisering.
Waarom automatische afspraakplanning een slimme zet is
- Tijdwinst: geen handmatig plannen meer.
- Professionele uitstraling: je toont efficiëntie en klantgerichtheid.
- Hogere conversie: minder drempels om contact op te nemen.
- 24/7 beschikbaar: bezoekers kunnen altijd een afspraak boeken, ook buiten werktijden.
Populaire tools voor automatische planning
- Calendly
Bekend om z’n eenvoud en krachtige integraties met Zoom, Teams, Google Calendar, enz. - Microsoft Bookings
Ideaal voor bedrijven die werken met Microsoft 365. - YouCanBook.me
Veel gebruikt voor persoonlijke agenda’s en freelancers. - SimplyBook.me
Geschikt voor dienstverleners en salons met meerdere medewerkers. - TidyCal of Acuity Scheduling
Budgetvriendelijke oplossingen met veel automatiseringsopties.
Stap-voor-stap: afsprakenplanning op je site integreren
- Kies een tool die past bij je bedrijfsvoering
Denk aan je agenda (Google, Outlook), je type afspraken (fysiek, online, intake, demo), en je teamgrootte. - Stel je beschikbaarheid in
Bepaal welke dagen en tijdvakken beschikbaar zijn. Houd rekening met pauzes, reistijd en buffermarges. - Personaliseer de boekingspagina
Voeg je logo toe, stel intakevragen, geef duidelijke omschrijvingen van het soort afspraken. - Integreer de agenda op je website
- Via een iframe op een pagina zoals /afspraak-maken
- Met een knop of pop-up in je header of contactpagina
- Gebruik een WordPress-plugin of script voor automatische weergave
- Automatiseer bevestigingen en herinneringen
Koppel e-mail- en SMS-herinneringen aan de afspraak. Dit voorkomt no-shows. - Koppel je afspraken aan je CRM of e-mailtool
Tools als Calendly kunnen automatisch nieuwe leads toevoegen aan Mailchimp, HubSpot of je eigen CRM.
Extra tips voor optimaal gebruik
- Gebruik korte, duidelijke omschrijvingen van het soort afspraken.
- Meet resultaten: hoeveel afspraken worden via de site geboekt? Via welk kanaal komen ze?
- Denk mobiel: zorg dat het boekingsproces goed werkt op smartphone.
- Bied keuze in type gesprek: online call, telefoongesprek of live meeting.
Voorbeelden uit de praktijk
Bij Plusweb zien we veel klanten in de consultancy, coaching, IT en beautysector succesvol gebruikmaken van online boekingen. Van vrijblijvende kennismakingsgesprekken tot intakecalls voor projecten – het verlaagt de drempel én versnelt het verkoopproces.
Conclusie
Een automatisch boekingssysteem op je website is een kleine aanpassing met grote impact. Je verhoogt je bereikbaarheid, voorkomt tijdverlies en geeft klanten de vrijheid om zelf het ideale moment te kiezen. Wil je hulp bij het integreren van zo’n systeem op jouw website? Plusweb denkt graag met je mee, van toolkeuze tot volledige implementatie.
